Płatności kartowe a brakujące faktury kosztowe

Płatność kartą jest wygodna dla firmy i niewygodna dla księgowości. Transakcja pojawia się od razu, ale faktura potrafi zostać w panelu dostawcy, skrzynce pracownika albo wcale nie zostać pobrana.

Przy jednej karcie problem jest mały. Przy kilku kartach, wielu subskrypcjach i pracownikach kupujących narzędzia w imieniu firmy robi się stała kolejka braków. Bank wie, że pieniądze wyszły, ale księgowość nie zawsze ma dokument.

Ręczna kontrola płatności kartowych wymaga porównywania wyciągu z fakturami. To nudna praca, która powtarza się co miesiąc i bardzo łatwo ją odłożyć, aż lista braków będzie długa.

W skrócie

• Główny problem: ten obszar nie powinien być obsługiwany dopiero na końcu miesiąca.
• Co automatyzuje system: System powinien po transakcji kartą utworzyć oczekiwany dokument. Jeśli faktura nie przyjdzie z KSeF, maila albo przesłania pliku, brak trafia do właściciela karty lub osoby odpowiedzialnej za zakup.
• Co zostaje przy człowieku: Człowiek nie sprawdza każdej transakcji ręcznie. Uzupełnia brakującą fakturę, opisuje cel zakupu albo potwierdza, że transakcja nie powinna trafić do kosztów firmy.
• Efekt: mniej ręcznego sprawdzania, krótsza lista braków i więcej kontroli nad tym, co faktycznie wymaga decyzji.

Transakcja może utworzyć oczekiwanie na dokument

Bank pokazuje datę, kwotę i sprzedawcę zanim faktura dotrze do księgowości. Na tej podstawie system może utworzyć pozycję oczekującą i przypisać ją właścicielowi karty. Jeśli dokument pojawi się później w mailu albo zostanie przesłany, obie pozycje łączą się w jeden koszt.

Brak jest widoczny od momentu płatności, a nie dopiero podczas miesięcznej kontroli wyciągu.

Jakie sytuacje wymagają człowieka

Nie każda transakcja kartowa ma prostą fakturę jeden do jednego. Blokada może różnić się od kwoty rozliczonej, dostawca może pobrać płatność w walucie obcej, a zwrot pojawić się osobno. System powinien zachować te powiązania, ale nie rozstrzygać samodzielnie sposobu ujęcia nietypowego przypadku.

Sytuacja	Odpowiedzialna osoba
Brak faktury	Właściciel karty
Niejasny cel zakupu	Osoba kupująca
Wydatek poza polityką	Właściciel budżetu
VAT lub import usług	Księgowa

Zasady, które ułatwiają pracę zespołu

Każda karta powinna mieć właściciela, a pracownik powinien dostawać tylko własne braki. Dokument warto uzupełniać na bieżąco, nie zbiorczo na koniec miesiąca. Powtarzalne subskrypcje można opisać regułą, ale wzrost kwoty lub nowy dostawca powinny uruchomić dodatkową kontrolę.

saldomat łączy ten proces z fakturami kosztowymi od pracowników, kontrolą kart i subskrypcji oraz dopasowaniem płatności. Całość wspiera automatyzację księgowości po stronie firmy.