Obieg dokumentów, który przygotowuje dane do księgowości
Faktury, koszty, potwierdzenia i pytania o braki nie powinny żyć osobno w mailu, folderach i komunikatorach. saldomat zbiera je w jeden uporządkowany proces, dopasowuje płatności i pokazuje, co wymaga decyzji przed księgowaniem.
Dlaczego zwykły folder z dokumentami nie wystarcza
Dokumenty wpływają wieloma kanałami — KSeF, mail, upload, panele dostawców — a ktoś musi je zebrać, rozpoznać i doprowadzić do księgowania, zanim cokolwiek się zgodzi.
- Dokumenty trafiają z różnych miejsc: KSeF, PDF, mail, panel dostawcy, bank, pracownik.
- Nie wiadomo, czy do płatności jest faktura albo czy do faktury jest płatność.
- Braki są opisane w mailach i wiadomościach, a nie przy dokumencie.
- Księgowa albo biuro dostaje paczkę plików, ale bez statusu kompletności.
- Przy końcu miesiąca wraca ręczne sprawdzanie, kto czego nie dosłał.
- Firma widzi koszt dopiero wtedy, gdy dokument został już odnaleziony i opisany.
Co automatyzuje saldomat
- Zbiera faktury z KSeF i dokumenty spoza KSeF w jednym widoku.
- Czyta dane z PDF-ów i skanów, a niepewne pola kieruje do sprawdzenia.
- Łączy dokumenty z płatnościami, gdy dane są jednoznaczne.
- Wykrywa braki: płatność bez faktury, faktura bez płatności, brak opisu kosztu.
- Przypisuje sprawy do osób odpowiedzialnych i pokazuje status miesiąca.
Droga dokumentu w saldomacie
Wpływa
KSeF, mail, upload, panel dostawcy
Rozpoznanie
kontrahent, kwoty, stawki VAT
Dopasowanie
płatność i koszt łączą się z dokumentem
Kolejka wyjątków
niepewne trafia do decyzji człowieka
Gotowe do księgowania
komplet danych dla programu lub biura
Jak wygląda obieg dokumentu
- 1
Dokument trafia do saldomatu
Źródłem może być KSeF, upload PDF, skan albo import. System rozpoznaje typ dokumentu i podstawowe dane.
- 2
System dopasowuje kontekst
Dokument łączy się z kontrahentem, płatnością, osobą odpowiedzialną i miesiącem rozliczeniowym.
- 3
Braki są widoczne od razu
Jeśli brakuje faktury, opisu kosztu albo potwierdzenia, sprawa trafia do listy braków z właścicielem.
- 4
Wyjątki idą do decyzji
Niejasna kwota, niski poziom pewności albo sprawa podatkowo wrażliwa nie przechodzi po cichu.
- 5
Księgowość dostaje komplet
Do księgowej albo biura trafiają uporządkowane dane, statusy i historia zmian, a nie sama paczka plików.
Obieg dokumentów to nie obietnica bez kontroli
saldomat automatyzuje powtarzalne czynności przy zbieraniu, opisywaniu i dopasowywaniu dokumentów. Nie przejmuje odpowiedzialności za decyzje księgowe ani podatkowe. Sprawy niejednoznaczne trafiają do człowieka, a system pokazuje źródło danych, powód wyjątku i historię zmian.
Co firma zyskuje
- Mniej dokumentów gubionych między mailem, folderem i komunikatorem.
- Jasny status: co jest kompletne, czego brakuje i kto ma zareagować.
- Mniej pytań od księgowej pod koniec miesiąca.
- Lepsze połączenie dokumentu, kosztu i płatności.
- Szybsze przygotowanie danych do księgowania.
- Mniej ręcznej pracy po stronie właściciela, administracji i finansów.
Najczęstsze pytania
Czy to jest tylko repozytorium dokumentów?
Nie. Repozytorium przechowuje pliki. saldomat buduje proces: rozpoznaje dane, dopasowuje płatności, wykrywa braki, przypisuje sprawy i pokazuje wyjątki do decyzji.
Czy dokumenty spoza KSeF też mają sens w takim procesie?
Tak. KSeF porządkuje faktury ustrukturyzowane, ale w firmie zostają PDF-y, skany, potwierdzenia, opisy kosztów, płatności kartowe i pytania o kontekst.
Czy biuro rachunkowe nadal pracuje po swojemu?
Tak. saldomat porządkuje etap przed księgowaniem. Biuro albo księgowa dostaje komplet danych i wyjątki, a nie musi odtwarzać procesu z maili.
Od czego zacząć wdrożenie obiegu dokumentów?
Najlepiej od jednego miesiąca dokumentów. Widać wtedy źródła dokumentów, typowe braki, płatności bez faktur i miejsca, gdzie automatyzacja daje największy efekt.
Zobacz, jak dokument przechodzi przez saldomat
Umów demo i przejdź przez przepływ od dokumentu do statusu, braków, płatności i wyjątków.