Duplikaty faktur: jak wykryć je przed księgowaniem

Duplikaty faktur są jednym z tych problemów, które wyglądają banalnie, dopóki nie pojawią się w księgowości. Ten sam dokument może przyjść z KSeF, mailem jako PDF i jeszcze zostać wrzucony przez pracownika do folderu.

Firma chce być ostrożna, więc zbiera dokumenty z kilku miejsc. Dostawca wysyła PDF, KSeF dostarcza dane, pracownik zapisuje załącznik w folderze. Jeśli system nie widzi, że to ta sama faktura, łatwo o podwójne księgowanie albo ręczne czyszczenie.

Ręczne wykrywanie duplikatów zabiera czas i wymaga uważności. Problem rośnie, gdy firma ma wielu dostawców i kilka osób odpowiedzialnych za zakupy. Wtedy duplikat nie jest wyjątkiem, tylko normalnym skutkiem obiegu dokumentów.

W skrócie

• Główny problem: ten obszar nie powinien być obsługiwany dopiero na końcu miesiąca.
• Co automatyzuje system: System powinien porównywać numer faktury, NIP, datę, kwotę, kontrahenta i źródło. Jeśli kilka ścieżek wskazuje ten sam dokument, powinien scalić je w jeden rekord z historią pochodzenia.
• Co zostaje przy człowieku: Człowiek sprawdza tylko przypadki niejednoznaczne: podobne numery, korekty, faktury cykliczne o tej samej kwocie albo dokumenty, które wyglądają podobnie, ale nie są tym samym zdarzeniem.
• Efekt: mniej ręcznego sprawdzania, krótsza lista braków i więcej kontroli nad tym, co faktycznie wymaga decyzji.

Duplikat trzeba rozpoznać przed księgowaniem

Najpewniejszy identyfikator to numer KSeF, jeśli dokument go ma. Dla pozostałych faktur system powinien porównać zestaw cech: numer faktury, NIP sprzedawcy, NIP nabywcy, kwotę i datę. Sam identyczny PDF nie wystarczy, bo ten sam dokument może zostać zapisany w innej jakości albo pod inną nazwą.

Scalenie zachowuje oba źródła, ale nie tworzy dwóch pozycji do dalszej obsługi.

Korekta i podobna faktura to nie duplikat

Automat nie może usuwać wszystkiego, co wygląda podobnie. Faktury cykliczne mają często tę samą kwotę i tego samego dostawcę. Korekta może odwoływać się do pierwotnego dokumentu, ale jest osobnym zdarzeniem. Dlatego niejednoznaczne pary powinny trafiać do sprawdzenia wraz z wyjaśnieniem, które pola się zgadzają.

Przypadek	Oczekiwane działanie
Ten sam numer KSeF	Scalenie źródeł
Ten sam numer, NIP i kwota	Propozycja scalenia
Ta sama kwota, inny okres	Osobne dokumenty
Korekta do faktury	Powiązanie, bez usuwania

Historia źródeł chroni przed kolejną pomyłką

Po scaleniu powinno być widać, że faktura przyszła z KSeF i z maila. To pozwala wyjaśnić, dlaczego nie utworzono drugiego zapisu, a także sprawdzić, czy integracja nie dostarcza dokumentów wielokrotnie.

saldomat wykonuje tę kontrolę w ramach automatyzacji faktur, zanim dokument trafi dalej. Temat łączy się z KSeF, obiegiem dokumentów oraz kontrolą faktur kosztowych po stronie firmy.