Ile kosztuje chaos w dokumentach firmy?
Koszt chaosu w dokumentach to nie tylko faktura od biura rachunkowego. To czas ludzi, opóźnienia, poprawki, braki i ręczne pytania.
Gdy firma liczy koszt księgowości, zwykle patrzy na fakturę od biura rachunkowego albo pensję osoby w finansach. To ważne, ale niepełne. Duża część kosztu siedzi w czasie ludzi, którzy nie są księgowymi.
Osoba odpowiedzialna za administrację szuka faktur, właściciel odpowiada na pytania księgowej, pracownik dosyła paragon, CFO ręcznie porównuje bank z dokumentami. Nikt nie nazywa tego księgowością, ale to jest operacyjna praca księgowa wykonywana wewnątrz firmy.
Chaos w dokumentach kosztuje szczególnie dużo wtedy, gdy powtarza się co miesiąc. Jedno pytanie o fakturę nie boli. Kilkadziesiąt pytań, kilka rund poprawek i opóźniony raport kosztują już realny czas decyzyjny.
W skrócie
- Główny problem: ten obszar nie powinien być obsługiwany dopiero na końcu miesiąca.
- Co automatyzuje system: System powinien zdejmować powtarzalne czynności: zbieranie dokumentów, przypomnienia o brakach, dopasowanie płatności, wykrywanie duplikatów i przygotowanie kompletu do księgowości.
- Co zostaje przy człowieku: Ludzie w firmie nadal podejmują decyzje biznesowe, ale nie powinni ręcznie prowadzić statusu każdego dokumentu.
- Efekt: mniej ręcznego sprawdzania, krótsza lista braków i więcej kontroli nad tym, co faktycznie wymaga decyzji.
Największy koszt nie pojawia się na fakturze od biura
Do ceny księgowości trzeba doliczyć czas pracowników na pobieranie dokumentów, odpowiadanie na pytania, odtwarzanie celu zakupów i poprawianie braków. Te czynności są rozproszone, dlatego zwykle nikt ich nie mierzy.
Widoczna opłata za księgowość jest tylko jedną warstwą całkowitego kosztu procesu.
Prosty sposób na policzenie straty
Przez jeden miesiąc warto zanotować cztery liczby: czas zbierania faktur, czas odpowiadania księgowej, liczbę braków wykrytych po terminie i liczbę dokumentów dostarczonych ponownie. Następnie czas należy pomnożyć przez realny koszt godzin osób zaangażowanych w proces.
| Źródło kosztu | Sygnał ostrzegawczy |
|---|---|
| Szukanie dokumentów | Ten sam dostawca wymaga ręcznego pobrania co miesiąc |
| Wyjaśnianie płatności | Tytuł przelewu nie prowadzi do faktury |
| Poprawki | Dokument zmienia status kilka razy |
| Opóźnione dane | Raport zarządczy powstaje po czasie na decyzję |
Co automatyzować w pierwszej kolejności
Najlepszy zwrot daje zwykle zbieranie dokumentów z powtarzalnych źródeł, wykrywanie płatności bez faktury i przypisywanie braków. Dopiero potem warto rozbudowywać raporty. Ładniejszy panel nie naprawi danych, które nadal są ręcznie kompletowane.
saldomat porządkuje pracę przed księgowaniem: dokumenty, płatności, braki i decyzje. Pozwala ograniczyć koszt opisany szerzej w artykule o zmniejszaniu kosztu obsługi księgowej. Zobacz też obieg dokumentów, automatyzację księgowości i rozwiązanie dla firm.
Najczęstsze pytania
Jak policzyć koszt chaosu w dokumentach?
Warto doliczyć czas osób, które zbierają faktury, dopasowują płatności, odpowiadają księgowej i poprawiają braki. Sama faktura od biura nie pokazuje pełnego kosztu.
Czy automatyzacja zawsze zmniejsza koszt księgowości?
Nie zawsze od razu w fakturze od biura. Często najpierw zmniejsza koszt wewnętrzny: mniej pytań, mniej ręcznej pracy i szybsze dane.
Od czego zacząć redukcję kosztu?
Od czynności powtarzalnych: dokumenty, płatności, braki i statusy. Decyzje podatkowe zostają na późniejszy etap.