Czy najtańsza obsługa księgowa to najniższy koszt całkowity?

Nie zawsze. Niska faktura od biura często oznacza, że więcej pracy wraca do firmy — ktoś w środku zbiera faktury, opisuje koszty i odpowiada na pytania o braki. Te godziny też kosztują, tylko nie widać ich na fakturze. Sumując oba składniki, czasem droższe biuro z lepszym procesem wychodzi taniej.

Czy automatyzacja oznacza rezygnację z biura rachunkowego?

Niekoniecznie. Automatyzacja zdejmuje ręczne zbieranie dokumentów, dopasowanie płatności i przygotowanie danych — czyli powtarzalną pracę operacyjną. Część firm zostaje z biurem do kontroli, decyzji podatkowych i deklaracji, ale przestaje co miesiąc ręcznie kompletować dokumenty.

Od czego zacząć liczenie kosztu obsługi księgowej?

Od jednego miesiąca. Policz fakturę od biura, a osobno godziny, które osoby w firmie poświęcają na zbieranie dokumentów, szukanie płatności i odpowiadanie księgowej. Dopiero suma obu pokazuje realny koszt — i to, ile z niego da się zautomatyzować.

Jak wycenić godziny ręcznej pracy księgowej w firmie?

Weź realny koszt pracodawcy za godzinę osoby, która tę pracę wykonuje — nie samą stawkę netto, tylko z narzutami (składki, koszty pracy), bo to one obciążają firmę. Dane o przeciętnym wynagrodzeniu i kosztach pracy publikuje GUS. Pomnóż przez liczbę godzin miesięcznie spędzanych na zbieraniu dokumentów, dopasowaniu płatności i odpowiadaniu księgowej.

Czy automatyzacja zmienia odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe?

Nie. saldomat automatyzuje powtarzalną pracę operacyjną — zbieranie dokumentów, dopasowanie płatności, wykrywanie braków, przygotowanie danych. Decyzje na granicy interpretacji przepisów, podpis pod deklaracją i formalna odpowiedzialność zostają przy człowieku: księgowej, biurze albo kierowniku jednostki, który zgodnie z ustawą o rachunkowości odpowiada za księgi.

Jak zmniejszyć koszt obsługi księgowej w MŚP

Firma płaci za księgowość i przyjmuje, że to jest cały koszt. Faktura od biura przychodzi raz w miesiącu, jest jedną pozycją w kosztach, łatwo ją wskazać. Problem w tym, że to tylko część rachunku. Drugą część płaci się w godzinach ludzi w środku firmy — i tej części zwykle nikt nie liczy.

W skrócie:

Realny koszt obsługi księgowej to trzy składniki: faktura od biura, godziny ręcznej pracy w firmie i koszt opóźnień oraz błędów.
Na fakturze widać tylko pierwszy składnik — dwa pozostałe rosną cicho i często są wyższe.
Najtańsza faktura od biura nie oznacza najniższego kosztu całkowitego. Tania obsługa zwykle przerzuca pracę przygotowawczą z powrotem na firmę.
Automatyzacja obniża drugi i trzeci składnik: zdejmuje powtarzalne zbieranie dokumentów i dopasowanie płatności, zostawiając człowiekowi wyjątki i decyzje.
Żeby ocenić oszczędność, policz jeden miesiąc — fakturę plus realnie przepracowane godziny.

Ukryty koszt ręcznej pracy

Praca, która nie trafia na żadną fakturę

Zanim faktura trafi do biura, ktoś w firmie ją zbiera. Ściąga PDF z maila, szuka załącznika w komunikatorze, pobiera dokument z panelu dostawcy, opisuje, czego dotyczył wydatek. Pod koniec miesiąca przychodzą pytania od księgowej: „brakuje faktury do przelewu z 14-go", „co to był za koszt", „czy ten wydatek to firmowy". Ktoś musi to odszukać i odpisać.

To nie jest praca biura. To praca właściciela, osoby od finansów albo office managera — wykonywana po to, żeby biuro w ogóle miało z czego księgować. I to ona jest najczęściej niewidoczna w rachunku za księgowość, bo nie ma jej na żadnej fakturze.

Koszt opóźnienia w danych

Drugi ukryty koszt to czas reakcji. Jeśli dane spływają do biura raz w miesiącu w paczce, firma dowiaduje się o swoim wyniku z opóźnieniem. Decyzje — czy stać nas na zakup, ile odłożyć na zaliczkę — zapadają na danych sprzed kilku tygodni albo na wyczucie.

Co realnie kosztuje: trzy składniki

Faktura od biura to tylko część kosztu — dużo pracy dzieje się wcześniej, wewnątrz firmy.

Realny koszt obsługi księgowej to suma trzech składników. Pierwszy widać na fakturze, dwa pozostałe trzeba policzyć samemu:

Składnik kosztu	Co obejmuje	Czy widać go na fakturze
Faktura od biura albo pensja działu	Stała opłata za obsługę księgową lub koszt zatrudnienia osoby od księgowości	Tak — jedyna jawna pozycja
Godziny ręcznej pracy w firmie	Zbieranie dokumentów, opisywanie kosztów, szukanie płatności, odpowiadanie na pytania księgowej	Nie — ukryty, zwykle największy składnik
Koszt opóźnień i błędów	Decyzje na nieaktualnych danych, korekty po fakcie, poprawki przy walidacji JPK, przelew na niezweryfikowane konto	Nie — pojawia się nieregularnie, łatwo go przeoczyć

Pierwszego składnika nie da się ukryć. Dwa pozostałe rosną cicho i to one decydują, czy „tania" księgowość jest naprawdę tania. Firma z najniższą fakturą od biura potrafi mieć najwyższy koszt całkowity, bo całą pracę przygotowawczą przerzuca z powrotem na siebie.

Drugi składnik liczy się realnym kosztem pracodawcy za godzinę — nie samą stawką netto, lecz kwotą z narzutami. Punktem odniesienia mogą tu być dane GUS o przeciętnym wynagrodzeniu i kosztach pracy w gospodarce narodowej. Im wyższa stawka osoby, która ręcznie kompletuje dokumenty, tym droższa jest każda godzina tej pracy — i tym więcej da się odzyskać przez automatyzację.

Które czynności zdejmuje automatyzacja

Automatyzacja nie obniża faktury od biura przez negocjację. Obniża drugi i trzeci składnik — ten, którego nikt nie liczył. Zdejmuje powtarzalną pracę operacyjną, zostawiając człowiekowi decyzje:

Zbieranie dokumentów. Faktury z KSeF trafiają automatycznie w formacie strukturalnym. Faktury spoza KSeF przechodzą przez OCR. Nikt nie przepisuje numerów ani kwot ręcznie.
Dopasowanie płatności do faktur. System pobiera transakcje z banku i łączy przelew z fakturą po kwocie, numerze i kontrahencie. To, co się nie dopasuje, trafia na jedną listę wyjątków.
Wykrywanie braków. Płatność bez faktury i faktura bez płatności są widoczne na bieżąco, a nie dopiero gdy księgowa zapyta pod koniec miesiąca.
Przygotowanie danych do księgowania. System proponuje dekret i klasyfikację kosztu; człowiek zatwierdza albo poprawia.

saldomat automatyzuje właśnie te czynności, a niepewne przypadki kieruje do człowieka jako wyjątki. Zamiast ręcznie sprawdzać każdy dokument i każdą płatność, firma dostaje listę dopasowanych pozycji i kilka wyjątków do zatwierdzenia. Więcej o samym mechanizmie: automatyzacja księgowości. Pełną listę zadań, które da się zdjąć z człowieka, opisujemy w artykule jakie zadania księgowego można zautomatyzować.

Tego nie automatyzujemy: decyzji na granicy interpretacji przepisów, spraw podatkowych, podpisu pod deklaracją i formalnej odpowiedzialności. To zostaje przy człowieku — przy księgowej, biurze albo kierowniku jednostki, który zgodnie z ustawą o rachunkowości odpowiada za rachunkowość firmy. Automatyzacja zmienia jednak proporcje: po zdjęciu ręcznej obróbki danych okazuje się, że tych decyzji jest znacznie mniej, niż się wydawało. Jak wtedy wygląda praca człowieka, opisujemy w tekście o roli księgowego po automatyzacji.

Kiedy automatyzacja jest tańsza niż kolejny etat

Kolejny etat rośnie razem z wolumenem pracy, a automatyzacja obsługuje powtarzalny strumień bez liniowego dokładania ludzi.

Typowy moment decyzji: firma rośnie, dokumentów i płatności przybywa, ktoś zaczyna mówić, że „trzeba by zatrudnić kogoś do finansów". Kolejny etat to nie tylko pensja — to też rekrutacja, wdrożenie i zależność od jednej osoby, która kiedyś pójdzie na urlop albo odejdzie.

Automatyzacja wygrywa z etatem wtedy, gdy praca, którą miałby przejąć nowy człowiek, jest w większości powtarzalna: zbieranie, przepisywanie, dopasowywanie, dopytywanie. Jeśli nowa osoba miałaby spędzać większość dnia na tych czynnościach, to znaczy, że są to czynności do zautomatyzowania, a nie do obsadzenia etatem. Etat ma sens tam, gdzie zostają decyzje i kontrola — a tych jest znacznie mniej, niż się wydaje, gdy odejmie się od nich ręczną obróbkę danych.

Etat to nie tylko pensja

Porównując etat z automatyzacją, łatwo zatrzymać się na samej pensji. Realny koszt zatrudnienia jest jednak wyższy — obejmuje składki i pozostałe koszty pracy po stronie pracodawcy, które GUS raportuje osobno od wynagrodzenia netto. Do tego dochodzą koszty jednorazowe i ryzyka: rekrutacja, wdrożenie, zastępstwo na czas urlopu czy choroby oraz zależność od wiedzy jednej osoby. Automatyzacja nie ma urlopu i nie odchodzi z dnia na dzień, więc jej koszt jest przewidywalny.

Automatyzacja a biuro rachunkowe

To samo dotyczy zewnętrznego biura. Automatyzacja nie zastępuje biura w kontroli i decyzjach, ale sprawia, że firma przestaje co miesiąc ręcznie kompletować dla niego dokumenty. Można zostać z dotychczasowym biurem i mimo to zdjąć z siebie pracę przygotowawczą — jak to ułożyć, pokazujemy w artykule automatyzacja księgowości bez wymiany biura.

Jak to policzyć

Nie trzeba modelu w arkuszu. Wystarczy jeden miesiąc i trzy liczby:

Faktura od biura albo koszt działu za ten miesiąc — to masz od ręki.
Godziny w firmie. Spisz, kto i ile czasu poświęca na księgowość operacyjną: zbieranie dokumentów, opisywanie kosztów, szukanie płatności, odpowiadanie księgowej. Pomnóż przez stawkę godzinową tych osób. Najczęściej to właśnie tu jest największa, niewidoczna kwota.
Koszt poślizgu. Oszacuj, ile razy w miesiącu decyzja zapadła na nieaktualnych danych albo trzeba było coś korygować po fakcie.

Suma pierwszej i drugiej pozycji to twój realny koszt obsługi księgowej — zwykle wyraźnie wyższy niż sama faktura. Druga pozycja to ta, którą automatyzacja zdejmuje najmocniej. Gotowy szablon do podstawienia własnych liczb znajdziesz w narzędziu: kalkulator kosztu ręcznej księgowości.

Gdy policzysz oba składniki, decyzja przestaje być o cenie biura, a zaczyna być o tym, ile powtarzalnej pracy firma wciąż wykonuje ręcznie — i ile z niej można oddać systemowi, zostawiając człowiekowi tylko wyjątki i decyzje.

Następny krok

Najszybciej sprawdzisz to na własnych liczbach. Podstaw fakturę od biura i godziny ręcznej pracy do kalkulatora kosztu ręcznej księgowości — zobaczysz pełny koszt obsługi i to, ile z niego przypada na powtarzalną pracę, którą zdejmuje automatyzacja księgowości.