Automatyzacja księgowości dla fundacji i NGO

Księgowość fundacji i NGO ma swoją specyfikę: dokument nie zawsze jest tylko kosztem firmy. Często trzeba wiedzieć, którego projektu dotyczy, z jakiego budżetu jest finansowany i czy ma komplet potrzebny do rozliczenia.

Jeśli dokumenty są zbierane w mailach i folderach, przypisanie ich do projektów robi się ręcznie. Ktoś sprawdza opis, budżet, akceptację, źródło finansowania i to, czy dokument nadaje się do raportu dla grantodawcy.

Problemem nie jest pojedyncza faktura. Problemem jest kontekst. Bez procesu łatwo mieć dokument w księgowości, ale nie mieć pewności, czy jest przypisany do właściwego projektu i czy ma opis wymagany do późniejszego rozliczenia.

W skrócie

• Główny problem: ten obszar nie powinien być obsługiwany dopiero na końcu miesiąca.
• Co automatyzuje system: System powinien zbierać dokumenty, pytać o projekt, łączyć z płatnością, pilnować braków i budować komplet danych do księgowości oraz raportowania. To nadal nie zastępuje decyzji merytorycznych, ale zdejmuje ręczne układanie.
• Co zostaje przy człowieku: Człowiek decyduje o kwalifikowalności kosztu, przypisaniu do projektu i opisie merytorycznym. Automatyzacja daje mu komplet danych i statusów.
• Efekt: mniej ręcznego sprawdzania, krótsza lista braków i więcej kontroli nad tym, co faktycznie wymaga decyzji.

Dokument musi mieć kontekst projektu

W fundacji sama kategoria księgowa często nie wystarcza. Koszt powinien być powiązany z projektem, źródłem finansowania, pozycją budżetu i osobą, która potwierdza jego związek z działaniem. Bez tych danych dokument może być poprawny księgowo, ale niegotowy do rozliczenia dotacji.

Dane do księgowości i dane do rozliczenia projektu powinny powstawać przy tym samym dokumencie.

Co można uporządkować automatycznie

System może przejąć zbieranie dokumentów, rozpoznanie dostawcy i kwoty, połączenie z płatnością oraz przypomnienie o brakującym opisie. Dla znanych kontrahentów może też zaproponować projekt lub kategorię na podstawie jawnej reguły.

Decyzja o kwalifikowalności kosztu pozostaje po stronie osoby odpowiedzialnej za projekt i księgowości. Automatyzacja nie powinna zastępować tej oceny; ma dostarczyć do niej komplet informacji i zapisać wynik.

Kontrola budżetu przed raportem dla grantodawcy

Największą wartość daje bieżący status. Koordynator powinien widzieć nie tylko koszty już zatwierdzone, lecz także dokumenty bez opisu, płatności oczekujące na fakturę i pozycje przekraczające budżet. Wtedy korekta następuje w trakcie projektu, a nie przy końcowym raporcie.

Dobry proces rozdziela trzy stany: dokument zebrany, koszt opisany merytorycznie i pozycja gotowa do księgowania. Nie zlewa ich w jedno „jest faktura”.

saldomat może uporządkować ten obieg w ramach automatyzacji księgowości, zachowując decyzje merytoryczne po stronie fundacji. Warto połączyć go z akceptacją kosztów, kontrolą statusu dokumentów dla księgowej i procesem opisanym na stronie dla firm.